残業時間を減らす効率的な仕事の進め方を考える
昨日は、「残業は百害あって一利なし」と書きました。
ところが、残業しないようにと言っても、この人手不足の時代です。仕事は次から次へと降ってきます。
今日は、残業時間を減らす効率的な仕事の進め方について考えてみました。
残業削減のための対策は、ビジネスで成果を出す方法でもあると感じます。
仕事内容や職場環境によっては、そのまま適用できないかもしれませんが、是非、参考にしてみてくださいね。
月間残業時間80時間から40時間まで半減した方法
私はこれらのことを実践して月80時間の残業が月40時間に半減しました。一方で、重要なプロジェクトをクロージングさせて成果も出しました。自分でも驚きなのですが、残業削減のためにやっていたことが実はビジネスを進めるためのものでもあったのです。
- 安易に仕事を引き受けない
- 細部にこだわりすぎる上司の仕事を避ける
- 組織で対応するための仕事をする
- ルーティン雑務を引き受ける
➊安易に仕事を引き受けない
まずは、安易に仕事を引き受けない。
当たり前のことのようですが、真面目に働いているとつい引き受けてしまいがちですのでまずは意識を変えるところから始めましょう。
仕事はできる人のところに集まってきます。引き受けた仕事を無難にこなすことで、信頼が高まりまた仕事を頼まれます。
しかし、そうして何でも拾っていると中には上司が望んでいないことまで引き受けていたりします。
仕事は必ず上司を通して引き受けるようにしましょう。
一般的には期初や年度初に上司とそのタームでやるべきミッションを合意すると思います。そこから外れた仕事は受けないことが基本です。
そこから外れるものは上司と良く相談して追加ミッションであることを上司に良く認識してもらいましょう。
こうすることで評価と仕事量のギャップの解消にもつながります。
➋細部にこだわりすぎる上司の仕事を避ける
それから、細部にこだわりすぎる上司の仕事を避けることも重要なことです。
そういう上司は人事への影響力を持っているケースが多く、そう簡単に避けることはできないと思うかもしれません。避けてばかりいると評価は下がり、転勤、降格のリスクがついてきます。
しかし、ここでもう一度よく考えてみましょう。人生のミッションは何かということです。
今いる会社で出世することでしょうか。高い評価を受けるためでしょうか。
違うはずです。ある程度、会社の中での評価が下がることは覚悟しましょう。
そうは言っても、予期しない転居を伴う転勤や減給につながる降格は避けなければなりません。
そのためには、上司からの指示の中で最も重要そうな仕事に狙いを定めて、それを達成するために業務時間中の仕事を集中させましょう。
重要な仕事を遂行していれば、そう簡単に転勤や降格にはできないはずです。
他の仕事を排除することで重要な仕事に集中できるので、成果も上げてむしろ評価が上がるかもしれません。
➌組織で対応するための仕事をする
周囲に助けてもらうというのも重要なことです。そのためには、チームメンバーや関係部署の皆さんに仕事を理解してもらう必要があります。
何でも自分でやろうとするのではなく、組織で対応するようにしていくのです。
そのために、自分で作業を始めるのではなく、プロジェクト概要やタスク、スケジュール感を理解してもらう資料作りにまずは注力しましょう。
そして、そのできた資料を使ってチームメンバーや関係部署にプレゼンを行い、タスクを引き受けてもらうのです。
自分で全部やろうとしていたときより遥かに効率的かつスピードアップすると思います。
責任感の強い人ほど周りに助けを求めることができずに自分で抱えてしまいがちです。
周りを巻き込んで組織的に対応することは、決して仕事を他の人に丸投げしていることではありません。
むしろ組織でビジネスを進める上では自分で抱えてはいけないものだと考えを変えていきましょう。
➍ルーティン雑務を引き受ける
これはシニア世代限定の話ですが、ルーティンの雑務ほど引き受けましょう。
一見、反対にこうした仕事はジュニア世代にやってもらった方が自分が楽になるのではないかと思いがちです。
しかし、こうしたルーティンワークは面倒くさいところはありますが、慣れてしまえば対して時間はかかりません。
こういう仕事を引き受ける一方で、クリエイティブでやりがいのある仕事をジュニア世代にやってもらいましょう。
メインではジュニア世代にやってもらいながら、自分はシニアとしての経験からアドバイスやサポートする立場に回るのです。
そうすることで、ジュニア世代のモチベーションは上がります。ルーティン作業から解放されることや悩んでいることにアドバイスをもらえることもジュニア世代にとっては嬉しいことです。
こうして、ジュニア世代にやる気になってもらい、やりがいのある仕事をやってもらう。そうすることで組織全体が活性化しますので、組織全体のことを考えていることが上司に伝われば評価も上がります。一石二鳥のとっておきの残業対策になります。
まとめ
残業を減らすには、安易に仕事を引き受けないことや細部にこだわりすぎる上司の指示を避けるということが対策としてあげられます。ところが、これは実は本当に重要な仕事に集中するということでもあります。
また、組織で対応して周囲に助けてもらいながら仕事を進めることも重要です。
シニア世代であれば、クリエイティブでやりがいのある仕事をジュニア世代に任せて自分はサポートに回り、ルーティン作業を引き取ってあげましょう。
こうしたことで、組織全体のことを考えられるようになればむしろ会社の評価が上がるかもしれません。
残業を減らすための対策は、実はビジネスで成果を出すことにつながることでもあります。会社での立場も安定し、ライフシフトのために使える自分時間も増えて良い循環に入っていけますね。