ミーティングを有意義なものにし、時間内に終わらせる
残業を減らす効率的な働き方。今日はミーティングの進め方です。
何も決まらないでただ時間だけが過ぎていく。そんな虚しいミーティングに参加した経験は誰もがあるのではないでしょうか。
また、決まった時間に終わらずに延長になるケースもしばしばあると思います。
そうした、不毛なミーティングが多いことが残業時間の多さに直結していると思います。
少なくとも自分で開くミーティングは、有意義で時間内に終わるものにしたいですよね。
そうしたミーティングを行うことで、プロジェクトが進捗することで残業時間の短縮にも繋がります。
今日は、効率的なミーティングの進め方について書きます。
➊ミーティングの目的を明確にする
ミーティングは何かを決めるために行うものです。
このミーティングで何を決めるのか。ゴールとなる目的を明確にする必要があります。
ときには、ブレストと言って何かを決めるためではなく、アイデア出しをする場合もありますが、その場合もアイデアを出すという目的があります。
何を議論したいのかわからないミーティングに限って、声の大きいエライ人が言いたいことだけ言って終わることになってしまいます。
まずは、ミーティングの目的を明確にすることです。
➋目的に達するための議論ができる資料を作る
ミーティングの目的が定まったら、それが伝わるような資料を作りましょう。
簡単でいいので、アジェンダを作ることです。そこに決めるべきことと判断材料となることを書いておきましょう。
判断材料となる資料を添付しておくのも有効です。
人は口頭で言われてもなかなか理解できないものです。文字で見える化して、何を決めたいのか、議論したいのかを参加者に伝わるようにしましょう。
➌目的に絞って意見を求める
ミーティングの目的となることとその判断材料を説明した後に、参加者に意見を求めましょう。
その際には、目的をあらためて伝えて、その点についての意見を求めるようにしましょう。
あらかじめキーパーソンはわかっているはずですので、そのキーパーソンに目的に対するコメントを求めるのです。
そうすることで、目的となることの方向性が結論づけることができることでしょう。
もしかしたら、新たな課題がでてきて結論に達しないかもしれませんが、課題が明確になるので、次のステップとしてのタスクが明確になります。
➍目的と違う方向に議論が行きそうになったら軌道修正する
時々、違う方向に議論が行ってしまうときがあります。判断材料として用意した資料へのツッコミなどです。
その際には、一旦話しを聞いて回答しますが、ずっとその話しを続けないようにして、元の目的に戻るように軌道修正しましょう。
主題と外れることであっても重要なことを指摘してもらえることはありますが、それはそれとして、このミーティングの目的を忘れないようにしないといけません。
時間配分を考えて、このミーティングの目的の事項を協議できるようにコントロールしていきましょう。
➎時間になったら終了する
目的に達することができればもちろんのこと、達していなくても時間になったら終了しましょう。
目的に達していなかったとしてもある程度議論は尽くされたはずです。
目的に達するための課題や、論点が明らかになっているはずですから、後はメールで調整して、目的に達するように進めていきましょう。
納期までの時間が許せば、次回ミーティングをセットしても良いでしょう。
だらだらとミーティング時間を延長することはしないで、時間がきたらきっちり終了させる習慣をつけましょう。
そうすることで、次回からは時間内に終わらせるように資料準備を工夫したり、時間配分を考えて会議運営をコントロールしたりするようになるはずです。
まとめ
ミーティングは、何かを決めたり、あるいは課題を明確にして次のステップに進めたりといったように有意義なものにしたいです。
そのためには、そのミーティングの目的を明確にして伝えることが重要です。
そして、そのための資料準備や会議運営を行います。
決められた時間になったらミーティングを終わらせます。
だらだらとしたミーティングをやめて効率的に仕事を進めて、副業の活動時間を増やしていきましょう。