残業を減らすことですべてが好転する
ライフシフトを進めていくうえで、副業が軌道に乗るまでは、サラリーマンを継続しなければなりません。
サラリーマンを辞めずに安定した給与を確保しながら副業として個人ビジネスを始めることでリスクを大幅に減らすことができます。
しかし、副業の初期段階では取り組みにかける時間が必要です。スキルやノウハウをインプットする時間も必要ですし、インプットしたことを行動する時間も必要です。
副業を軌道に乗せて、ライフシフトしていくためには時間が何よりも大切なのです。
従って、サラリーマンを継続しながら、残業時間を減らして副業活動の時間を確保することが最大の課題になります。
私も、昨年までは本業で難しいプロジェクトに関与して月間80時間の残業が続いていました。その時には、副業の活動も進まず、新しいことをやろうという気力がありませんでした。
睡眠時間は少なくなり、体調も良くなく、精神的にも滅入っていきます。
今年に入ってから、意識を変えて残業をしないように取り組み、現在では月間40時間まで残業時間を半減させました。
残業が減ると、スポーツジムに通い始める、ダイエットをする、ブログを書き始めるといった具合に新しいことにチャレンジしようという気持ちが出てきて活動が好転しています。
残業を減らす効率的な仕事の進め方
残業を減らすには、気持ちの持ち方次第のところもあります。時間を決めてその時間になったら帰ると決めることで無駄な残業時間をなくすことができます。
そうは言っても、決めた時間に帰ることは簡単なことではありません。
どの会社も人手不足で仕事が溜まっていて帰れない状況だと思います。特に優秀な人のところには仕事の依頼が集まります。
今日は、残業を減らすために仕事を効率的に進める方法について書きたいと思います。
初動が大事
効率的な仕事の進め方としてまず、最も大事なことは初動です。仕事を請け負った時にまず、とにかくすぐに動くことです。一人で抱え込んではいけません。
以下に初動の動き方を記載します。
➊まずは報告、相談しタスクを明確化
初動と言いましたが、その初動の中でも一番最初に直属の上司に報告、相談しタスクを明確化しましょう。
ここで自分で抱え込んでいる時間を少なくしましょう。ある程度の考えは持っておく必要がありますが、自分で考えても上司の考える動き方と違うことがあります。
割り切って早めに上司と動き方をすり合わせることが最も効率的です。
一番やってはいけないのが、上司に相談することなく自分の考えで動きだすことです。上司の考えと違っていた場合に軌道修正が大変になり、残業時間が増える要因になります。
➋外注できるものを発注
上司と動き方をすり合わせたら、タスクとして指示されたものの内、他部署や部署内に発注する必要があるものをすぐに発注しましょう。
関係者に動いてもらう時間を確保するためにも発注は早くしましょう。
先に依頼を投げて、動いてもらっている間に自分の作業をします。この順番を間違えないようにしましょう。
また、依頼する際には期限を区切りましょう。そうしないと後回しにされてしまい進まなくなってしまいます。
➌関係者とのミーティングをセット
次に関係者との協議が必要な場合や定期的に報告や相談が必要な場合は、ミーティングをセットしましょう。
特に役職が上の人ほどスケジュールが空いていないと思いますので、スケジュールが埋まってしまう前に押さえてしまいましょう。
作業が終わってからスケジュール調整しているとミーティングがどんどん後ろ倒しになっていきます。
仮でもよいので、まずは、関係者の時間を押さえにいきましょう。
➍メールには即反応
こうして、関係者への作業依頼とミーティングセットを行うとメールで何らかの反応があると思います。
こうしたメールには、読んだらすぐに返信していきましょう。
すぐに回答できるものかどうかを判断し、すぐに回答できるものに返信していきます。
すぐに回答できない場合でも、その旨を伝えてメールを返信して時効の中断をしておきましょう。
こうすることで無駄な問い合わせを減らせます。
また、じっくり考えて抱え込んでしまうことも回避することができます。
➎調べものや資料作りは関係者に動いてもらっている間に
こうして関係者に動いてもらっている間に自分で調べたり資料作成したりしていきましょう。
また、先程のメールで即答できなかった事も調べてなるべく早く返信していきましょう。
とにかく自分で宿題を抱える時間を少なくすることが大事です。
➎突発事象やネックは即相談
関係者からの想定しない反応やプロジェクトが滞ってしまいそうなことがあったら、すぐに上司に相談しましょう。
ここでも自分で抱えないことです。
一人で考えてすぐに回答が出てこないものは、ずっと考えていても答えは出てきません。
人と話すことでアイデアは出てきますし、上司の考えを確認しておいた方が良いです。
まとめ
残業を減らして副業に使う時間を確保するためには、本業の仕事を効率的に行うことが重要です。
効率的に仕事を進めるにあたっては、初動が大事です。
今日は、初動の動き方について書きました。
上司と相談しタスクを明確にすること、関係者を巻き込んでうごいてもらうこと、スケジュールを先に押さえてミーティングを入れていくこと、メールはすぐに返すこと、滞りそうなことはすぐに上司に報告、相談すること。
これらを実践することで、自分で仕事を抱え込まないようになります。自分でボールを持ちすぎることは、残業も増えるし、プロジェクトも進まないし良いことがありません。
早くボールを離して、効率的に仕事を進め、残業を減らしていきましょう。